1. คำอธิบายภาพรวมของระบบ
ระบบประมวลผลและจัดเก็บเป็นระบบที่ใช้กับการประมวลผลข้อมูล (Data Processing) จากผลการดำเนินงานในรอบวัน และในรอบเดือน ข้อมูลหลักคือข้อมูลที่เกี่ยวกับเงินกู้ และข้อมูลหุ้น ฟั่งชั่นการทำงานหลักของระบบนี้เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเงินจากสมาชิกเป็น รายเดือน ทั้งนี้เนื่องจากการเก็บเงินจากสมาชิกเพื่อชำระเงินกู้และชำระค่าหุ้นนั้นจะ หักเก็บ ณ ที่จ่ายของหน่วยต้นสังกัดของสมาชิก ซึ่งปกติก็จะหักเก็บเดือนละครั้ง สมาชิกแต่ละคนจะถูกหักเก็บค่าอะไร เป็นเงินเท่าไร สหกรณ์จะต้องส่งข้อมูลให้หน่วยต้นสังกัดใช้ในการหักเงินจากเงินเดือน
ในแต่ละเดือนจะมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดของสมาชิก ซึ่งถ้าการเปลี่ยนแปลงนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงกับระบบอื่นก็จะมีการดำเนิน การ(บันทึกการเปลี่ยนแปลงข้อมูล)อยู่ในระบบนั้นๆ แต่ถ้าไม่มีเกี่ยวข้องโดยตรงกับระบบใดก็จะนำมาผนวกไว้เพิ่มเติมในระบบนี้ เพื่อให้การดำเนินการต่างๆของสหกรณ์มีความครบถ้วนสมบูรณ์
ผลลัพธ์สำคัญจากการทำงานของระบบนี้คือการได้รายละเอียดข้อมูลที่ต้องใช้ใน การหักเก็บรายเดือน ทำการจัดเก็บและปรับปรุงฐานข้อมูลจากผลการเปลี่ยนแปลง จัดทำรายงานรายละเอียดข้อมูลการจัดเก็บ รายงานยอดคงเหลือ พิมพ์ใบเสร็จรับเงินตามรายละเอียดที่มีการหักเก็บส่งให้สมาชิก รายงานสรุปยอดข้อมูลกรณีต่างๆ รายงานข้อมูลเชิงสถิติ และการถ่ายโอน(Export)ข้อมูลรายการหักเงินประจำเดือนลงไฟล์ข้อมูลตามรูปแบบ ที่สหกรณ์กำหนด เพื่อส่งให้หน่วยที่เกี่ยวข้อง
2. คุณลักษณะที่สำคัญของระบบ
2.1. การกำหนดค่าเริ่มต้น/ค่าคงที่ และเงื่อนไข สำหรับควบคุมการทำงานของระบบ
ข้อกำหนดค่าคงที่ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่
- ค่าธรรมเนียมแรกเข้า
- เงื่อนไขการงดส่งค่าหุ้นรายเดือนได้
- อัตราดอกเบี้ยเงินกู้เงินกู้ทุกประเภท ทุกกรณี
- หลักเกณฑ์และวิธีการคำนวณดอกเบี้ย
- เงื่อนไขการเคลียร์ภาระผู้ค้ำประกันออกได้
2.2 การบันทึก/แก้ไขข้อมูลเปลี่ยนแปลง ได้แก่
- อัตราการชำระหุ้นรายเดือน
- การปรับเกี่ยวกับงวดชำระหนี้
- รายการโอนหุ้นชำระหนี้
- รายการค้างชำระหุ้น/หนี้
- การยกเลิกหรืองดเก็บหนี้เฉพาะบางประเภท บางสัญญา
- การโอนหนี้เก็บกับผู้ค้ำประกัน
2.3 การบันทึก/แก้ไขกรณีพิเศษ เช่น
- กรณีคืนใบเสร็จรับเงิน
- กรณีการเพิ่ม/ลด ดอกเบี้ยสะสม
- กรณีแก้ไข/ยกเลิก สัญญาเงินกู้
- กรณีการจัดเก็บไม่ได้ตามเกณฑ์ปกติ
- กรณีรับโอนสมาชิกจากสหกรณ์อื่น
- กรณีลาออกจากการเป็นสมาชิก หรือพ้นสภาพจากการเป็นสมาชิก
2.4 การประมวลผลประจำเดือนเพื่อการจัดเก็บรายเดือน
- ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการประมวลผลและจัดเก็บ ได้แก่
- ค่าธรรมเนียมแรกเข้า
- ค่าหุ้นรายเดือนเดือน
- ค่าชำระเงินต้น/ดอกเบี้ยเงินกู้ทุกประเภท
- ค่าเงินฝากสหกรณ์รายเดือน
- ค่าเงินกองทุนสวัสดิการสมาชิก
- ค่าเบี้ยประกันต่างๆ
- เงินฌาปนกิจสงเคราะห์
- เงินหักอื่น ๆ
- กำหนดค่าควบคุม/ค่าตั้งต้น ตามเงื่อนไขในการประมวลผลประจำเดือน
- การดำเนินการก่อนทำการประมวลผล (เช่นการสำรองข้อมูล)
- การตรวจสอบเงื่อนไขที่ใช้ควบคุมการประมวลผล
- ทำการประมวลผล (คำนวณ ปรับยอด สร้างและบันทึกข้อมูลประกอบ ปรับปรุงฐานข้อมูล)
- การแสดงข้อมูลรายงานผลจากการประมวลผลข้อมูล
- หากเกิดการผิดพลาดเกิดขึ้น หากจำเป็นก็สามารถย้อนสภาพ(Roll back)กลับไปสู่สภาพก่อนประมวลผลได้
2.5 การจัดพิมพ์รายงานการจัดเก็บประจำเดือน
- รายงานรายละเอียดข้อมูลการจัดเก็บเงินรายเดือน
- รายงานทะเบียนสมาชิก ข้อมูลสำคัญ ข้อมูลหุ้น หนี้คงเหลือ
- พิมพ์ใบเสร็จรับเงินจากการหักเก็บรายเดือน
- พิมพ์สลิปสรุปยอดตามรูปแบบของสหกรณ์ สำหรับปะหน้าเอกสารต่างๆ
- พิมพ์รายการต่าง ๆ เกี่ยวกับกรณีสมาชิกค้างหน้าซองเงินเดือน
2.6 การจัดพิมพ์รายงานกรณีพิเศษ
- รายงานข้อมูลเกี่ยวกับการติดตามหนี้
- รายงานการถอนหุ้น (รวมโอนหุ้นชำระหนี้)
- รายงานการย้ายสังกัด
- รายงานการขอผ่อนผันหักเก็บรายเดือน
- รายงานรายการที่ออกใบแจ้งหนี้
- รายงานสมาชิกที่มีทุนเรือนหุ้นเป็นศูนย์และรับสภาพหนี้
- รายงานใบนำส่งเงินสมาชิกที่เกษียณอายุ
- รายงานการหักเงินสังกัดที่หักเงินผ่านธนาคาร
- รายงานใบนำส่งเงินสมาชิกที่หักได้ไม่เต็มจำนวนหรือติดลบ
2.7 การจัดพิมพ์รายงานอื่นๆ
- รายงานรายชื่อสมาชิก แสดงข้อมูล ณ ปัจจุบัน
- รายงานรายชื่อสมาชิกและเงินเดือนที่มีการปรับบัญชี(เงินเดือนเก่าและเงินเดือนใหม่)
- จดหมายยืนยันการถือหุ้น - ลูกหนี้ (Confirm Letter)
- พิมพ์รายชื่อสมาชิก (Label) จ่าหน้าถึงสมาชิก
- รายงานรายชื่อสมาชิกเข้าร่วมประชุมใหญ่
- รายงานสมาชิกที่มีสิทธิ์เลือกตั้ง
- การพิมพ์จ่าหน้าซอง - สังกัด (Label) - รหัสไปรษณีย์
- การพิมพ์จ่าหน้าซอง - ที่อยู่ (Label) - รหัสไปรษณีย์
- รายงานบัญชีข้อมูลสมาชิกสหกรณ์ส่งกรมตรวจบัญชีสหกรณ์
2.8 รายงานข้อมูลและสถิติ
- สถิติข้อมูลสมาชิก
- สถิติข้อมูลทุนเรือนหุ้น
- สถิติข้อมูลเงินกู้
- สถิติข้อมูลเงินฝาก
2.9 การเชื่อมโยงกับระบบอื่น
- เชื่อมโยงเพื่อผ่านรายการทางการเงินไปยังระบบการเงิน และระบบบัญชี
- เชื่อมโยงกับระบบทุนเรือนหุ้น ระบบเงินกู้และค้ำประกันเพื่อปรับเก็บรายละเอียดและปรับยอดคงเหลือ
- เชื่อมโยงกับระบบเงินฝาก และระบบอื่น กรณีที่ระบบนั้นๆมีการเก็บเงินรายเดือนด้วย
2.10 สามารถถ่ายโอน(Export)ข้อมูลรายการหักเงินประจำเดือนลงไฟล์ข้อมูลตามรูปแบบ ที่สหกรณ์กำหนด เพื่อส่งให้หน่วยที่เกี่ยวข้อง เช่น หน่วยต้นสังกัดธนาคารสมาคมฌาปนกิจสงเคราะห์
